Reservation / Reservasi

                  Reservation atau Reservasi adalah sebuah proses yang ditangani oleh reservationist atau operator dimana tamu menghubungi dengan berbagai macam cara baik telefon, e-mail, walk-in, dll untuk pemesanan dan memastikan ketersediaannya pada saat kedatangan di hari yang diinginkan.

                  Effective Reservation terjadi bila procedures for handling requests, updating information, dan generating confirmations ditangani dengan baik. Reservation meliputi :

·         Reservation inquiry / Kebutuhan Reservasi

o   Name of Guest

o   Company

o   Date of Departure

o   Length of Stay

o   Type and Number of Room Requested

o   Number of Person

o   Method of Payment

o   Special Request

o   Contact Person + Number

o   Confirmation (Booking Code)

·         Determination of Availability / Laporan Status Kamar yang Tersedia

·         Creation of the Reservation Record / Pendataan dari hasil reservasi

·         Confirmation of the Reservation / Konfirmasi atas Reservasi

·         Maintenance of the Reservation Record / Perubahan, Update dan Amendment

·         Production of Reservation Reports / Expected Arrival List, Guest List, Tally

                                  Types of Reservation / Jenis Reservasi

1.       Guaranteed Reservation / Reservasi Bergaransi : Hotel menjamin pada tamu dengan reservasi bergaransi bahwa kamar akan tersedia baginya sampai jam check-out of the next following the day of arrival setelah tamu membayar lunas ataupun sebagian harga kamar sebagai jaminan. Unless reservation is cancelled in accordance with the hotel’s cancellation procedure.

Macam – Macam Metode Guaranteed Reservation

1.       Prepayment                         : Pembayaran yang dilakukan tamu dengan melunasi sesuai harga   kamar sebelum waktunya kedatangan untuk menjamin ketersediaan kamar pada tanggal yang ditentukan oleh tamu tersebut.

2.       Credit Card Guarantee      : Jaminan dengan Kartu Kredit Tamu, biasanya via Fax

3.       Advance Deposit                : Pembayaran yang dilakukan oleh tamu dengan memberikan sebagian   dari harga kamar terlebih dahulu (DP) sebagai garansi untuk ketersediaan kamarnya pada saat reservasi.

4.       Travel Agent                       : Pembayaran melalui travel agent / voucher.

5.       Corporate Guarantee         : Surat keterangan penanggungan biaya dari perusahaan untuk    karyawannya yang akan menjadi tamu di hotel tersebut / guarantee letter dengan menyebutkan expense apa saja yang ditanggung. Bisa room only, Room and FnB, all expenses, dll. Pada saat check-out tamu tidak dikenakan biaya apapun jika yang ditanggung adalah all expenses.

2.       Non Guaranteed Reservation / Reservasi tidak bergaransi : Hotel setuju untuk hold a room for the guest sampai saatnya reservation cancellation hour, biasanya pukul 6 sore on the day of arrival. Jika tamu tidak datang sampai jam reservation cancellation, hotel is free to release the room untuk other use.