Reservation atau Reservasi
adalah sebuah proses yang ditangani oleh reservationist atau operator dimana
tamu menghubungi dengan berbagai macam cara baik telefon, e-mail, walk-in, dll
untuk pemesanan dan memastikan ketersediaannya pada saat kedatangan di hari yang
diinginkan.
Effective Reservation terjadi
bila procedures for handling requests, updating information, dan generating
confirmations ditangani dengan baik. Reservation meliputi :
·
Reservation inquiry / Kebutuhan Reservasi
o Name
of Guest
o Company
o Date
of Departure
o Length
of Stay
o Type
and Number of Room Requested
o Number
of Person
o Method
of Payment
o Special
Request
o Contact
Person + Number
o Confirmation
(Booking Code)
·
Determination of Availability / Laporan Status
Kamar yang Tersedia
·
Creation of the Reservation Record / Pendataan
dari hasil reservasi
·
Confirmation of the Reservation / Konfirmasi
atas Reservasi
·
Maintenance of the Reservation Record /
Perubahan, Update dan Amendment
·
Production of Reservation Reports / Expected
Arrival List, Guest List, Tally
Types
of Reservation / Jenis Reservasi
1. Guaranteed
Reservation / Reservasi Bergaransi : Hotel menjamin pada tamu dengan reservasi
bergaransi bahwa kamar akan tersedia baginya sampai jam check-out of the next
following the day of arrival setelah tamu membayar lunas ataupun sebagian harga
kamar sebagai jaminan. Unless reservation is cancelled in accordance with the
hotel’s cancellation procedure.
Macam
– Macam Metode Guaranteed Reservation
1.
Prepayment :
Pembayaran yang dilakukan tamu dengan melunasi sesuai harga kamar sebelum
waktunya kedatangan untuk menjamin ketersediaan kamar pada tanggal yang ditentukan oleh tamu tersebut.
2. Credit
Card Guarantee : Jaminan dengan Kartu Kredit Tamu, biasanya via Fax
3.
Advance Deposit :
Pembayaran yang dilakukan oleh tamu dengan memberikan sebagian dari harga kamar terlebih dahulu (DP) sebagai garansi untuk ketersediaan kamarnya pada saat reservasi.
4. Travel
Agent : Pembayaran melalui travel agent / voucher.
5.
Corporate Guarantee : Surat keterangan penanggungan biaya dari perusahaan
untuk karyawannya yang akan menjadi
tamu di hotel tersebut / guarantee letter dengan menyebutkan expense apa saja yang ditanggung. Bisa room only, Room and FnB, all expenses, dll. Pada saat check-out tamu tidak dikenakan biaya apapun jika yang ditanggung adalah all expenses.
2. Non
Guaranteed Reservation / Reservasi tidak bergaransi : Hotel setuju untuk hold a
room for the guest sampai saatnya reservation cancellation hour, biasanya pukul
6 sore on the day of arrival. Jika tamu tidak datang sampai jam reservation
cancellation, hotel is free to release the room untuk other use.
